«ارزشمندترین روش استفاده از زمانم در حال حاضر چیست؟» (در مسیر بمانید)
از آن جا که این مهمترین سوال مدیریت زمان است، آن را بارها و بارها از
خود بپرسید تا به راهنمای خودکاری تبدیل شود که انگیزه‌بخش است و شما
را طوری هدایت میکند که بر ارزشمندترین کار یا وظیفهتان تمرکز کنید.
وقتی زمان و همه فعالیت‌های کاری را بر پایه پاسخ به این سوال سازماندهی
میکنید، از افزایش سریع بهره‌وری خود شگفت‌زده خواهید شد.
گاهی از مخاطبانم میپرسم «ارزشمندترین دارایی مالیتان چیست؟»
پس از اینکه فکر کردند و پاسخ‌های مختلفی ارائه کردند، به آنها میگویم
که پاسخ این سوال در واقع «توانایی کسب درآمد» است. توانایی شما برای
کسب درآمد، 80 تا 90 درصد ارزش مالی شما در دنیای کار را تعیین میکند.
خودتان را یک «ماشین درآمدزایی» بدانید. هر وظیفه‌ای که روی آن کار
میکنید، ارزشی کم یا زیاد دارد. وظیفه شما این است که بر ارزشمندترین
کاربرد زمان تمرکز کرده و خود را موظف کنید تا مدام روی آن چند فعالیتی
کار کنید که بیشترین ارزش را برای کسبوکارتان دارد.
یک اصل درباره شیوه زندگی،در مسیر بمانید
انتخاب ارزشمندترین روش کاربرد زمان در همه حوزه‌های مهم زندگی
است. گاهی، ارزشمندترین روش استفاده از زمان، به خصوص وقتی سخت
مشغول کار هستید، این است که به خانه بروید، زود بخوابید و خواب خوبی
داشته باشید. گاهی ارزشمندترین روش استفاده از زمان این است که آن را
با مهمترین افراد زندگیتان بگذرانید. گاهی ارزشمندترین روش استفاده از
زمان این است که با خوردن غذاهای مناسب، اختصاص یک بازه زمانی منظم
برای ورزش و استراحت و آرامش کافی برای داشتن بهترین عملکرد، مراقب
سالمت جسمی خود باشید.
گاهی ارزشمندترین روش استفاده از زمان این است که آن را با خانواده
خود بگذرانید یا به جای تماشای تلویزیون، یک کتاب خوب بخوانید. در
سایر مواقع، ارزشمندترین روش استفاده از زمان داشتن روابط اجتماعی است؛
بودن در کنار خانواده و دوستانی که از همراهیشان لذت میبرید و آرام و
بی‌استرس میشوید.
چیزی که بیشترین اهمیت را دارد این است که همواره این سوال را از خود
بپرسید: «در حال حاضر ارزشمندترین روش استفاده از وقتم چیست؟» سپس
خود را موظف کنید تا آن کار را هرچه که هست، شروع کرده و به اتمام
برسانید. وقتی این پیشنهاد را در مهارت‌های مدیریت زمان و در روز خود
لحاظ کنید، یکی از کاراترین مدیران زمان نسل خود خواهید شد.
مهم یا فوری
تعیین اولویت برای انجام وظایف و کارها تا حد زیادی به جدا کردن
«کارهای حیاتی کم» از «کارهای بیهوده زیاد» بستگی دارد. شما هر روز با
چهار نوع کار روبه‌رو هستید. توانایی شما برای دسته‌بندی این کارها در طبقه
مناسب، بهره‌وری را تا حد زیادی افزایش خواهد داد. میتوانید هر یک از این
کارها را در کادر یا ربع متفاوتی بگذارید.
ربع 1 :فوری و مهم
کار مهم چیزی است که عواقب بلندمدتی برای شغلتان دارد. کار فوری
چیزی است که نمیتوان آن را به تاخیر انداخت یا به بعد موکول کرد. کار مهم
و فوری چیزی است که هماکنون «با آن مواجه هستید». تقاضاهای خارجی
برای استفاده از زمان شما؛ یعنی کارها و وظایفی که باید شروع کنید و به
پایان ببرید تا شغل خود را حفظ کنید، از این دسته هستند. افرادی که باید
ببینید، کارهایی که باید انجام دهید و جاهایی که باید بروید، مشتریانی که
باید مالقات کنید، وظایفی که باید به انجام برسانید و فعالیتهایی که دیگران
از شما انتظار دارند از این جنس هستند. اغلب افراد اکثر زمان روز کاری خود
را صرف انجام کارهایی میکنند که هم مهم و هم فوری هستند.
مهمترین وظایف و اولویتهای اصلی شما نیز فوری و مهم هستند. این ربع
را «ربع فوریت» مینامند.
ربع 2 :مهم، اما غیرفوری
دومین نوع وظایف کارهایی است که مهم هستند، اما فوری نیستند. میتوان
آنها را حداقل برای زمان کوتاهی به تاخیر یا تعویق انداخت. نمونهای از
کارهای حیاتی اما غیرفوری، گزارش مهمی است که باید آن را تا آخر ماه
بنویسید، به تایید برسانید و ارائه کنید. یا پایان‌نامه دانشگاه را در نظر بگیرید.
این پایان‌نامه برای قبول شدن شما در دانشگاه حیاتی است، اما درعین‌حال
میتوانید انجام آن را به هفته‌ها یا ماه‌های بعد موکول کنید که اغلب نیز چنین
میکنید. اغلب مقاله‌های دانشگاهی شب قبل از ارائه نوشته میشوند. کاری
که زمانی مهم اما غیرفوری بود، ناگهان بسیار فوری میشود.
در طول زندگی با کارهای مهم و غیرفوری احاطه میشوید، مانند: خواندن
کتابهای مهم در حوزه کاریتان، شرکت در کالسهای فوق‌برنامه، ارتقای
مهارتها و توانایی‌هایی که برای موفقیت بلندمدتتان حیاتی هستند، اما فوری
نیستند. پس انجام آنها را به تعویق میاندازید.
متاسفانه اغلب افرادی که در شغلشان شکست میخورند یا ناکام میمانند،
ارتقای مهارتها و توانایی‌های خود را آنقدر به تعویق میاندازند که به
سادگی نادیده گرفته میشوند و آن کارها به افراد مصممتر و جسور تری
سپرده میشود که به دنبال پاداشها و مسئولیت‌های بزرگتر هستند.
حتی کاری به سادگی ورزش که برای سلامتی حیاتی است، اما فوری
نیست را میتوان برای مدت زمان زیادی به تعویق انداخت و اغلب افراد نیز
همین کار را میکنند. پزشکان معتقدند که با داشتن عادات سالمتی مناسب
از جمله رژیم و ورزش در دوران بزرگسالی میتوان از 85 درصد بیماریهای
مهم در سال‌های بعدی زندگی پیشگیری کرد. این کارها در «ربع اثربخشی»
قرار میگیرد.
ربع 3 :فوری، اما بی‌اهمیت
مطمئنا افرادی هستند که به دفتر شما می‌‌آیند، با شما تماس میگیرند یا
پیغام میدهند، برایتان ایمیل ارسال میکنند، اما پاسخگویی به آنها ارزش
کمی برای کسبوکارتان دارد یا اصال ارزش ندارد.
اینها همان کارهای فوری اما بی‌اهمیت هستند. این کارها در «ربع فریب»
قرار میگیرند. افراد فکر میکنند از آنجا که در طول روز مشغول هستند، حتما
ارزشمندند، اما با انجام این کارهای غیرمرتبط خودشان را فریب میدهند.
اغلب افراد نیمی از زمان خود را صرف انجام فعالیتهایی میکنند که فوری
و غیرمهم هستند. این کارها خوشایند، ساده و لذتبخش هستند، اما هیچ
کمکی به کسب‌وکار نمی‌کنند. اغلب این کارها گفتگوهای بیهوده با همکاران
یا کارهای کم ارزش دیگر است.
در مسیر بمانید
ربع 4 :غیرفوری و بی‌اهمیت
چهارمین نوع فعالیتی که افراد هنگام کار انجام میدهند، وظایفی است که
نه فوری هستند و نه مهم. این کارها در «ربع اتالف» قرار میگیرند. اغلب
افراد به کارهایی مشغول هستند که هیچ ارزشی برای خود و شرکتشان ندارد.
خواندن ایمیل‌های سرگردان یا صفحات ورزشی، رفتن به خرید در طول
روز یا گوش دادن به رادیو هنگام رانندگی، همه مثال‌هایی از فعالیت‌های
غیرفوری و بی‌اهمیت هستند که موجب اتالف وقت میشوند. این کارها هیچ
کمکی به زندگیتان نمیکند.
در مسیر بمانید
عادات کاری خوب را پرورش دهید
تراژدی بزرگ این است که اگر کاری را مدام انجام دهید، به زودی به
عادت تبدیل میشود و وقتی عادتی شکل گرفت، ترک آن دشوار است.
بسیاری از افراد عادت کردهاند که اغلب وقتشان را صرف انجام کارهای
کمارزش و بیارزش کنند و سپس متعجب شوند که چرا از کار بیکار شدهاند
یا شخص دیگری به جای آنها ارتقاء گرفته است.
کلید مدیریت موفق زمان این است که اولویت‌هایی برای خود تعیین کنید و
همیشه روی مسائلی کار کنید که فوری و مهم هستند. وقتی کارهای فوری
و مهم را انجام دادید، فورا بر وظایفی کار کنید که مهم هستند، اما در حال
حاضر فوریت ندارند. کارهای مهم و غیرفوری معموال وظایف و کارهایی
هستند که میتوانند در بلندمدت کمک شایانی به کسب‌وکار شما کنند.
در مسیر بمانید
برگرفته از بیانات و کتاب های استاد برایان تریسی
پیشنهاد ما به تمامی کسب و کارهای عزیز برای برندینگ، افزایش فروش و افزایش درآمد ثبت کسب و کار در سایت بزرگ آکو بیزینس می‌باشد_با ما همراه باشید.
